Постановление от 22.06.2012 г № 290
Об утверждении административного регламента Приютненского районного муниципального образования Республики Калмыкия "Организация комплектования отдела "Архив" Администрации Приютненского РМО РК документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами"
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Российской Федерации от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановляю:
1.Утвердить административный регламент "Организация комплектования отдела "Архив" Администрации Приютненского РМО РК документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" (Приложение).
2.Отделу "Архив" (Савченко Л.П.) обеспечить исполнение настоящего административного регламента.
3.Опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации и на официальном сайте Приютненского районного муниципального образования Республики Калмыкия.
4.Постановление вступает в силу со дня его подписания.
Глава
Приютненского РМО РК
И.КРАВЧЕНКО
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ
КОМПЛЕКТОВАНИЯ ОТДЕЛА "АРХИВ" АДМИНИСТРАЦИИ
ПРИЮТНЕНСКОГО РМО РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ ДОКУМЕНТАМИ АРХИВНОГО
ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ"
I.Общие положения
1.1.Административный регламент по исполнению муниципальной функции "Организация комплектования отдела "Архив" Администрации Приютненского РМО Республики Калмыкия (далее - отдела "Архив") документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" (далее - муниципальная функция) определяет сроки совершения и последовательность действий (административных процедур) при комплектовании отдела "Архив" документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
1.2.Муниципальную функцию исполняет отдел "Архив".
1.3.Администрации Приютненского РМО Республики Калмыкия (далее - Архивный отдел) при участии организаций, источников комплектования отдела "Архив" и иные организаций в случае их ликвидации.
1.3.Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25 декабря 1993 года, N 237);
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253);
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета" от 29 июля 2006 года N 165);
- Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 1, ст. 1; 2002, N 7, ст. 630; 2006, N 52, ст. 5497);
- Закон Республики Калмыкия от 29.06.2010 г. 195-IV-З "О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия";
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14 мая 2007 года).
- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
- Распоряжение Главы Приютненского РМО от 24 августа 2006 г. N 53 об утверждении Положения об отделе "Архив" Администрации Приютненского РМО.
1.4.Предметом государственного контроля (надзора) является организация приема архивных документов на постоянное хранение. Государственный контроль (надзор) осуществляют должные лица уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.
1.5.Результатом исполнения муниципальной функции является подписание:
- акта приема-передачи архивных документов на постоянное хранение;
- договора.
II.Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1.Порядок информирования об исполнении муниципальной функции.
2.1.1.Почтовый адрес отдела "Архив" Администрации Приютненского РМО: 359030 РК Приютненский район, с. Приютное, ул. Московская, 87
2.1.2.Электронный адрес: kantel07@yandex.ru
2.1.3.Телефон: 8(847)36-9-19-06
2.1.4.Факс: 8(847)36-9-10-45
2.1.5.График работы отдела "Архив" Администрации Приютненского РМО:
понедельник - пятница с 08.00-17.00
перерыв на обед с 12.00-14.00
выходные дни - суббота, воскресенье
2.2.Информация об исполняемой муниципальной функции предоставляется:
- по письменным обращениям (в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя);
- по электронной почте (в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления обращения, на электронный адрес заявителя);
- по телефону (непосредственно в момент обращения);
- на личном приеме (непосредственно в момент обращения);
- на официальном сайте Администрации Приютненского РМО.
Должностные лица отдела "Архив", принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Пользователей, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам оказания муниципальной услуги по приему в отдел "Архив" архивных документов.
2.3.Информации об исполняемой муниципальной функции размещается на стенде, а также на сайте Администрации Приютненского РМО Республики Калмыкия.
2.4.Муниципальная функция по приему на хранение документов исполняется бесплатно.
2.5.Сроки исполнения муниципальной функции - 10 дней.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Описание последовательности действий при исполнении муниципальной функции включает:
- определение источников комплектования отдела "Архив";
- определение состава архивных документов, подлежащих приему в отдел "Архив";
- прием-передачу архивных документов в отдел "Архив".
3.1.1.Определение источников комплектования отдела "Архив"
3.1.1.1.Комплектование архивного отдела архивными документами осуществляется в соответствии со списком источников комплектования отдела "Архив".
3.1.1.2.Органы местного самоуправления Республики Калмыкия, включаются в список источников комплектования архивного отдела в обязательном порядке.
Муниципальные предприятия и муниципальные учреждения (далее - муниципальные организации), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, могут быть включены в список источников комплектования отдела "Архив".
Иные организации, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, могут быть включены в список источников комплектования отдела "Архив" после подписания договора (соглашения) о взаимодействии и сотрудничестве.
3.1.1.3.Список источников комплектования отдела "Архив" составляется специалистами отдела "Архив" на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, рекомендаций Федерального архивного агентства, а также решений Экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела.
Список источников комплектования отдела "Архив" составляется и на основании изучения состава архивных документов организаций.
Составленный специалистами отдела "Архив" список источников комплектования согласовывается с Экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела.
Решение Экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела о согласовании списка источников комплектования отдела "Архив" является основанием для его утверждения Главой Приютненского РМО РК.
Уточнение списка источников комплектования отдела "Архив" производится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация органов местного самоуправления РМО, муниципальных и иных организаций.
Организации могут быть исключены из списка источников комплектования отдела "Архив", если в процессе их деятельности перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.
3.1.2.Определение состава архивных документов, подлежащих приему в отдел "Архив".
3.1.2.1.Приему на архивное хранение в отдел "Архив" подлежат образовавшиеся в деятельности источников комплектования отдел "Архив" документы Архивного фонда Российской Федерации (архивные документы постоянного хранения), документы по личному составу и временного срока хранения ликвидируемых (в том числе в результате банкротства) организаций.
3.1.2.2.Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему на архивное хранение в отдел "Архив", определяется номенклатурой дел, принятой в органах местного самоуправления РМО и муниципальных организациях, и иных организаций, включенных в список источников комплектования отдела "Архив".
3.1.2.3.Архивные документы, в том числе документы по личному составу, временного срока хранения передаются на архивное хранение в отдел "Архив" в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
3.1.2.4.Органы местного самоуправления РМО, в том числе их структурные подразделения, отнесенные к самостоятельным источникам комплектования архивного отдела, и муниципальные организации, и иные организации, включенные в список источников комплектования отдела "Архив", обеспечивают подготовку архивных документов к сдаче на архивное хранение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
3.1.2.5.Подготовка архивных документов к сдаче на архивное хранение включает проведение экспертизы ценности архивных документов, формирование дел, оформление заголовков дел, подшивку дел, нумерацию листов в делах, составление описей дел и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
3.1.2.6.При проведении экспертизы ценности архивных документов и определении сроков их хранения органы местного самоуправления РМО и муниципальные организации, и иные организации руководствуются "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", действующими в Российской Федерации отраслевыми перечнями типовых архивных документов, а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.
3.1.2.7.Отдел "Архив" рассматривает и готовит к утверждению Экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела:
- описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования;
- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
3.1.2.8.Отдел "Архив" рассматривает и готовит к согласованию Экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела:
- номенклатуры дел;
- положение об экспертной комиссии организации;
- положение об архиве организации;
- описи дел по личному составу;
- описи временного (свыше 10 лет) хранения;
- инструкции по делопроизводству.
3.1.3.Порядок приема-передачи архивных документов в архивный отдел.
3.1.3.1.От источников комплектования архивного отдела документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются отделом "Архив" по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.
3.1.3.2.Прием архивных документов осуществляется отделом "Архив" в установленном порядке в соответствии с планом-графиком приема архивных документов в отдел "Архив" (далее - план-график), который утверждается Главой администрации РМО по согласованию с источниками комплектования отдела "Архив".
Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования отдела "Архив" или в случае угрозы сохранности архивных документов.
3.1.3.3.Архивный отдел за один месяц до установленного планом-графиком срока приема-передачи архивных документов информирует в письменной форме источники комплектования отдела "Архив" о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов.
В исключительных случаях, по просьбе источников комплектования отдела "Архив", изложенной в письменной форме, сроки приема-передачи архивных документов в отдел "Архив" могут корректироваться.
3.1.3.4.Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в отдел "Архив", в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования отдела "Архив", передающих указанные документы.
3.1.3.5.Отдел "Архив" осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по установленной форме. Один экземпляр остается в отделе "Архив", другой - в соответствующем источнике комплектования отдела "Архив".
3.1.3.6.В случае ликвидации органов местного самоуправления, муниципальных организаций и иных организаций, являющихся источниками комплектования отдела "Архив", образовавшиеся в их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в отдел "Архив".
В случае ликвидации муниципальных организаций и иных организаций, не являющихся источниками комплектования отдела "Архив", образовавшиеся в их деятельности документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в отдел "Архив".
Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидируемых органов местного самоуправления, муниципальных организаций и иных организаций осуществляется отделом "Архив" в порядке, установленном настоящим административным регламентом, при этом ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий в случае ликвидации в процессе банкротства) организует упорядочение архивных документов в соответствии с установленными требованиями.
3.1.3.7.Не подлежат приему на хранение в отдел "Архив" архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности юридических лиц, не включенных в список источников комплектования архивного отдела, за исключением случая приема документов по личному составу от ликвидируемых муниципальных организаций и иных организаций в порядке, установленном настоящим административным регламентом.
3.1.3.8.Не принимаются на хранение в отдел "Архив":
- архивные документы, не упорядоченные в соответствии с установленными требованиями и не прошедшие научно-техническую обработку;
- архивные документы до наступления установленных сроков приема-передачи на архивное хранение.
IV.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции, и принятием решений осуществляется должностным лицом отдела "Архив".
4.2.Отдел "Архив" ежегодно представляет уполномоченному органу исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела:
- плановые показатели по исполнению муниципальной функции;
- анализ выполнения плановых показателей в полугодовых и годовых отчетах
по исполнению муниципальной функции.
4.3.Отдел "Архив" вправе участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования отдела "Архив".
4.4.Отдел "Архив" вправе осуществлять проверки соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования отдела "Архив".
Отделом "Архив" проводятся:
- плановые проверки;
- внеплановые проверки;
В случае выявления фактов нарушений, выявленных при проведении проверок, должностные лица отдела "Архив" в установленном порядке сообщают о них в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.
4.4.1.Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года.
4.4.2.Основанием для проведения внеплановой проверки является поступление в отдел "Архив" обращений и заявлений граждан, юридических лиц информации от органов местного самоуправления, иных организаций, из средств массовой информации о следующих фактах:
а) утраты документов постоянного и временного хранения, в том числе документов по личному составу;
б) нанесение документам постоянного и временного хранения неисправимых повреждений;
в) использования неприспособленных помещений в качестве хранилищ архивных документов;
г) самовольное вскрытие архивохранилищ опечатанных уполномоченными лицами;
д) непринятие должностными лицами мер по передаче архивных документов и документов по личному составу правопреемнику, при отсутствии такового, в специализированное архивное учреждение республики в случае ликвидации или реорганизации предприятие, учреждения, организации;
е) в случае бездействия по принятию мер к розыску отсутствующих документов после получения соответствующих указаний от должностных лиц отдела "Архив", проводивших проверку, в установленные ими сроки;
ж) несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и временного хранения (проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел);
з) необоснованный отказ от передачи документов на муниципальное хранение;
и) необоснованный отказ от выдачи гражданам архивных справок при наличии в организации документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимых для обеспечения прав или законных интересов граждан;
к) нарушение гражданами и должностными лицами установленного порядка использования архивных документов.
Должностные лица органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и иных организаций, допустившие нарушение законодательства в области архивного дела привлекаются к административной ответственности в соответствии с пунктом 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную функцию, а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений, осуществляемых в ходе исполнения муниципальной функции.
5.1.1.Пользователь может обратиться с жалобой устно или письменно к Главе Приютнеского РМО Республики Калмыкия, либо в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела по обжалованию решений, принятым отделом "Архив" исполняющего муниципальную функцию.
5.2.Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции.
5.2.1.Пользователь может обратиться с жалобой устно или письменно на действия (бездействие) и решения должностных лиц отдела "Архив", осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги.
5.2.2.Действия (бездействие) и решения могут быть обжалованы:
- Главе Приютненского РМО Республики Калмыкия;
- Главе Администрации Приютненского РМО Республики Калмыкия;
- Руководителю уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;
- в судебном порядке.
5.2.3.При обращении заявителя в письменной форме в адрес должностного лица Администрации Приютненского РМО Республики Калмыкия срок рассмотрения обращения не может превышать 15 дней с момента его регистрации.
В обращении должны быть указаны почтовый адрес, полное наименование и реквизиты юридического лица, суть обжалуемого действия (бездействия), предложения по обеспечению прав, подпись руководителя и дата.
5.2.4.По результатам рассмотрения обращения принимается решение об удовлетворении требований Пользователя либо об отказе в удовлетворении обращения, о чем заявитель информируется письменно. Ответ направляется в виде письма на почтовый адрес, указанный в обращении.
5.2.5.В случае установления ошибки должностного лица отдела "Архив"
(по неполному или неточному исполнению обращения, пересылки ответа не в тот адрес, что был указан в запросе и т.п.), должностное лицо отдела "Архив" организует повторное предоставление данной муниципальной услуги в кратчайшие сроки (не более 10 дней с момента принятия решения) и приносит письменное извинение заявителю.
Решение о повторном исполнении запроса оформляется в виде резолюции на обращении, дата которой является юридическим фактом для начала повторного действия.
5.3.Судебное обжалование.
Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов, осуществляемых (принятых) в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.