Приложение к Постановлению от 30.12.2011 г № 476 Правила
Правила делопроизводства в органах исполнительной власти республики калмыкия
I.Общие положения
1.Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Калмыкия.
2.Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3.Орган исполнительной власти Республики Калмыкия на основе настоящих Правил и иных нормативных правовых документов в области архивного дела, делопроизводства с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем органа исполнительной власти Республики Калмыкия по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.
II.Основные понятия
4.В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в республиканских органах исполнительной власти;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот республиканского органа исполнительной власти;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в республиканском органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности республиканского органа исполнительной власти;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение республиканского органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях республиканского органа исполнительной власти;
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III.Создание документов в органе исполнительной власти Республики Калмыкия
5.Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Калмыкия, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
6.Бланки органа исполнительной власти Республики Калмыкия разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. При подготовке документов в органах исполнительной власти Республики Калмыкия используются электронные шаблоны бланков документов.
7.Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
8.Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти Республики Калмыкия утверждаются руководителем этого органа исполнительной власти Республики Калмыкия.
9.Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти Республики Калмыкия, являются:
а) Герб Республики Калмыкия;
б) наименование республиканского органа исполнительной власти на русском и калмыцком языках;
в) должность лица - автор документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о республиканском органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
10.Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
11.Согласование документа в органе исполнительной власти Республики Калмыкия оформляется визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти Республики Калмыкия. Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти Республики Калмыкия, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
IV.Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти Республики Калмыкия
12.В документообороте органа исполнительной власти Республики Калмыкия выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
13.В органе исполнительной власти Республики Калмыкия доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
14.Документы, поступающие в орган исполнительной власти Республики Калмыкия, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
15.Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
16.Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
17.Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти Республики Калмыкия в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти Республики Калмыкия.
18.Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Республики Калмыкия или по решению руководителя органа исполнительной власти Республики Калмыкия иным должностным лицам органа исполнительной власти Республики Калмыкия. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
19.Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти Республики Калмыкия, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
20.Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти Республики Калмыкия передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
21.Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
22.Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
23.Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Республики Калмыкия осуществляется через службу делопроизводства.
24.В органе исполнительной власти Республики Калмыкия службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти Республики Калмыкия в установленном им порядке.
25.В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Калмыкия используются обязательные сведения о документах согласно приложению к настоящим Правилам. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Калмыкия могут использоваться дополнительные сведения о документах.
V.Документальный фонд органа исполнительной власти Республики Калмыкия
26.Орган исполнительной власти Республики Калмыкия:
а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
б) разрабатывает и утверждает по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.
27.Формирование документального фонда органа исполнительной власти Республики Калмыкия осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти Республики Калмыкия.
28.Номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Калмыкия:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;
в) утверждается после ее согласования с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела руководителем органа исполнительной власти Республики Калмыкия не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
г) в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти Республики Калмыкия подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.
29.Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти Республики Калмыкия являются наименования структурных подразделений органа исполнительной власти Республики Калмыкия.
30.Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
31.Дела со дня их формирования до передачи в архив органа исполнительной власти Республики Калмыкия или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
32.Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа исполнительной власти Республики Калмыкия, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти Республики Калмыкия или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
33.Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти Республики Калмыкия с составлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
34.Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти Республики Калмыкия не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив органа исполнительной власти Республики Калмыкия производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Калмыкия. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив органа исполнительной власти Республики Калмыкия не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
35.Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
36.Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в республиканском органе исполнительной власти определяется уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.
VI.Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти Республики Калмыкия
37.В органе исполнительной власти Республики Калмыкия создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Герба Республики Калмыкия.
38.При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти Республики Калмыкия - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
39.При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа исполнительной власти Республики Калмыкия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе исполнительной власти Республики Калмыкия, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
40.Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа исполнительной власти Республики Калмыкия на основе рекомендаций Федерального архивного агентства, уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Калмыкия по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.
41.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Калмыкия. Система электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Калмыкия должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
42.Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
43.При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
44.При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти Республики Калмыкия, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти Республики Калмыкия, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
45.Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Калмыкия и (или) поступившие в орган исполнительной власти Республики Калмыкия на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
46.Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Калмыкия.
47.Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
48.Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти Республики Калмыкия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
49.После истечения срока, установленного для временного хранения электронных документов в архиве органа исполнительной власти Республики Калмыкия, они подлежат передаче на государственное хранение в установленном порядке.